Alle E-Mail-Dienste können unter ihrem jeweiligen dienstspezifischen Servernamen angesprochenen werden, dies sind in der Regel Aliase auf den Hauptnamen des Mailservers. Es ist aber vorzuziehen die Aliasnamen zu verwenden, falls einzelne Dienste ausgelagert oder abgetrennt werden, so müssen bei Änderungen keine Anpassungen vorgenommen werden.

Aktuell ist noch kein Autodiscover-Dienst zur automatischen Konfiguration von E-Mail-Clients aktiv. Dieser ist aber für die Zukunft geplant.

Auf dem Server laufen Spam- und Virenerkennungsoftware. Diese löschen aber keine Emails, sondern markieren diese nur entsprechend. Der Virenscanner arbeitet dabei sehr rudimentär und sollte auf alle fälle durch einen lokal installierten Virenscanner ergänzt werden.

Unter https://webmail.hoheisen.eu/ ist ein webbasierender Client zum Zugriff auf die E-Mails eingerichtet. Eine weiterführende Hilfe findet sich hier. Dieser Client ist stabil und schlank, so dass er auch über langsamere Leitungen problemlos bedient werden kann. Er bietet alle Funktionen die normale Emailprogramme standardmäßig bieten.

Unter https://www.hoheisen.eu/SOGo/ befindet sich ein deutlich umfangreicherer E-Mail-Client, dieser unterstützt nicht nur den Zugriff auf Emails, sondern bietet darüber hinaus noch die Möglichkeit Kalender und Kontakte zu verwalten. Diese sind dann über verschiedene Schnittstellen auch von anderen Programmen und mobilen Geräten erreichbar.

Daten können zwischen Benutzern geteilt werden, so dass gemeinsame E-Mail-Ordner, Kalender und Kontakte möglich sind.

Bitte beachten: SOGo ist aktuell noch in der Testphase unter hoheisen.eu und es kann keine durchgängige Funktion sicher gestellt werden.

Es kann problemlos mit allen standardkonformen E-Mail-Programmen, wie Outlook, Windows Mail, Mozilla Thunderbirds, etc, sowie auch von den E-Mail-Clients aller gängigen Mobilgeräte auf die Emails zugegriffen werden.

Installationsanleitungen für einzelne Programme werden im Moment nicht angeboten, die folgenden Informationen sollten aber im Normalfall genügen um einen E-Mail-Client einzurichten.

IMAP ist ein textbasiertes Protokoll zum Zugriff auf E-Mails, die sich auf einem Mailserver befinden. Ein Mail-Client stellt Anfragen an den Server nur nach aktuell benötigten Informationen. Möchte ein Nutzer z. B. den Inhalt eines Ordners sehen, holt sich der Client eine aktuelle Nachrichtenliste des betreffenden Ordners vom Server. Soll der Inhalt einer Mail angezeigt werden, wird dieser vom Server geladen. Da alle Daten weiterhin auf dem Server verbleiben, zeigen – auch bei der Benutzung von mehreren Clients – alle den gleichen, aktuellen Datenbestand einer Mailbox an. Zudem wird eine lokale Speicherung der Daten unnötig und erweiterte Möglichkeiten wie das Durchsuchen von Mails werden serverseitig durchgeführt.
Mit IMAP ist auch der Zugriff auf verschiedene Ordner innerhalb einer Mailbox möglich. Viele Server können eingehende Mails auch direkt in verschiedene Ordner einsortieren (filtern). Durch das Setzen von Zugriffsrechten für Ordner einer Mailbox können auch mehrere Benutzer gleichzeitig auf dieselben Daten zugreifen. Die Erweiterung IMAP IDLE ermöglicht eine sofortige Benachrichtigung an Clients (pushing), wenn eine neue Mail eintrifft. So wird unnötiger Datenverkehr vermieden, der bei ständigen Anfragen (polling) eines Clients anfallen würde. Verfügt man über keine Internetverbindung zu seinem Mailserver, ist in der Regel auch kein Zugriff mehr auf die Mails möglich. Einige Clients lösen dieses Problem, indem sie lokale Kopien der Mails anlegen, auf die sie im Offline-Modus zurückgreifen können. Bei wiederhergestellter Internetverbindung werden die Daten wieder mit dem Mailserver abgeglichen (synchronisiert).¹⁾

IMAP ist als Protokoll also dem veralteteren POP3 vorzuziehen, da mit IMAP E-Mails auf dem Server bearbeitet werden können und an mehreren Endgeräten (PC, Laptop, Handy, …) zur Verfügung stehen.

POP3 wird nicht mehr angeboten, das Protokoll IMAP bietet alle Funktionen von POP3 und darüber hinaus viele zusätzliche Funktionen, so dass POP3 nicht mehr benötigt wird und abgeschaltet wurde.

Aktuell ist ActiveSync, das Synchronisationsprotokoll von Microsoft, welches nicht nur E-Mails überträgt, sondern auch noch darüber hinaus Kontakt- und Kalenderdaten synchronisieren kann, aktiv.